La saisie (le pointage) des temps, un sujet sérieux, indispensable dans bien des cas.
La gestion du temps est une tâche essentielle, surtout lorsqu’il s’agit de projets d’envergure ou de travaux sur des chantiers importants. La capacité à suivre l’avancement du projet en temps réel devient alors fondamentale pour plusieurs raisons : ai-je « glissé » par rapport à mon temps prévu ?, et surtout, combien me reste-t-il de temps (théorique bien entendu), pour terminer mon chantier. C ‘est un des cœurs de métier de ARKAOS ERP.
Définition des trois temps nécessaires à cette analyse
Tout commence avec le « temps prévu »; c’est-à-dire l’estimation faite lors de la préparation du devis, (qu’elle soit précise ou non, ce qui constitue en soi un autre défi ).
Ensuite, le temps « consommé », qui fait l’objet de la saisie.Celui là, il est factuel, pas d’hésitations.
Le temps restant, lui, doit être l’objet de votre « pifomètre », parce qu‘il ne correspond pas forcément ( et malheureusement rarement), à la différence entre le temps prévu et le temps passé. Parfait exemple : je viens de travailler 40 heures sur un mauvais plan….., mon temps restant est toujours celui du début !
Utilisation d'ARKAOS ERP
Le suivi du temps se fait via ARKAOS ERP, que ce soit sur un ordinateur à l’entreprise
ou via une tablette ou un smartphone en déplacement grâce au module de mobilité.
La saisie est structurée comme suit :
● Identification du collaborateur
● Date de l’Intervention, (généralement la date du jour)
● Sélection du chantier et de la partie spécifique du projet sur laquelle on intervient.(ex : chantier de notre dame, partie démontage)
● Choix de l’opération effectuée, (ex : évacuation des déchets, ou montage
échafaudage).ces choix dépendent de la manière dont vous avez structuré votre devis (votre affaire).
● Enregistrement du temps effectivement passé sur cette opération
Cette première étape est relativement simple et factuelle, nécessitant seulement une bonne préparation du projet pour éviter des saisies trop complexes et chronophages.
La saisie des temps peut être effectuée quotidiennement ou de façon hebdomadaire.
Simplification et Analyse
Il est possible de simplifier la saisie en limitant les options au sein du chantier à une seule ligne et une seule opération. Bien que cela facilite la tâche pour l’opérateur, cela limite également la profondeur de l’ analyse possible, réduisant les données à un agrégat peu détaillé.
Phase suivante : l’éventuel réajustement (ou pondération)
Une étape supplémentaire, bien que non obligatoire, permet de « relativiser » le temps passé.
Par exemple : sur un chantier d’une durée prévue de 80 heures, si une erreur de planification survient et que l’ équipe a « consommé » 16 heures de travail sur une erreur de plan, sans intervention de pondération, le système calculera normalement il reste 64 heures de travail.
Or, de fait, les 80 heures initialement prévues restent nécessaires, car les heures déjà passées sont perdues. Il faut donc une intervention humaine (en général le chef d’équipe), pour indiquer au système quelle partie des 16H passées correspond à nos prévisions de devis.
Tâche ardue, fine, rapide en ergonomie, mais faisant appel à l’expérience de celui qui s’en occupe.
Conclusion
Une fois cette saisie de temps corrigée, ARKAOS ERP fournit un bilan des heures consommées et utiles pour le projet, (ou un ensemble de projets), sur une période donnée.
Par ailleurs, la pré paye est déjà construite, vous avez tous les temps de travail de votre collaborateur, (on peut d’ailleurs sur les feuilles journalières, rajouter les différentes variables éventuelles, prime de panier, note de frais…..)
Chose nettement plus intéressante, voire fondamentale, ARKAOS ERP traduit cette avancée de chantier en création de valeur (création de marge brute), un sujet essentiel sur lequel nous reviendrons dans une future communication.
La saisie des temps ? un « cauchemar » rendu simple, concret, vérifiable et surtout, gage de projection « à terminaison de chantier ».
Pourquoi s’en priver ?
