AHHHHH !!!! LA NOTE DE FRAIS….., angoisse du service comptable, procrastination du commercial…
Etat des faits
Pour le commercial et le technicien d’intervention, la note de frais est souvent la boîte à chaussures qu’on repousse jusqu’à la fin du mois. Les fiches se perdent, les tickets de carte bleue se substituent aux factures, et l’organisation laisse à désirer.
Pour le boss, c’est l’énervement de ne pas avoir les informations au bon moment, surtout concernant l’impact des dépenses sur des chantiers spécifiques comme celui de Madame MICHU ou de Monsieur DUPONT.
Pour le comptable, ce sont des morceaux de papier pas toujours bien classés et la course aux documents manquants devant le relevé de banque, le seul juge de paix!
Bref, la note de frais est souvent une source de tension dans l’entreprise.
Rappel des objectifs de la note de frais
Bien entendu, pour la comptabilité, il est impératif que toutes les dépenses soient justifiées, c’est la loi. Mais les objectifs ne s’arrêtent pas là:
Si le collaborateur utilise plusieurs moyens de paiement, y compris des moyens personnels, il faut pouvoir les séparer et savoir quoi rembourser.
On veut pouvoir analyser les dépenses sur une période, en examinant les poids relatifs des différentes dépenses (restauration, transport, divers…), faire des statistiques, et contrôler les dérives
- MAIS SURTOUT, il est indispensable qu’en temps réel, les dépenses de la note de frais viennent impacter l’affaire concernée, permettant ainsi de
connaître en permanence le coût réel de chaque affaire.
Concrètement, une unique solution : la saisie sur smartphone (ou tablette)
Avec ARKAOS ERP et son module mobilité sur smartphone, il devient facile de gérer les notes de frais de manière efficace et en temps réel.
Les fonctionnalités incluent:
- Photographier la note de frais avec le smartphone
- Indiquer son montant TTC et la nature de la dépense dans une liste préétablie.
- Indiquer si la dépense est faite par un moyen personnel (à rembourser donc) ou par un règlement CB de l’entreprise.
- En validant la note de frais sur le smartphone, transférer le tout instantanément dans ARKAOS ERP.
Une fois transférées, les informations se retrouvent de manière organisée dans l’ERP:
- La note de frais mensuelle du collaborateur est complétée.
- La photo de la note de frais est stockée dans la GED (Gestion Électronique des Documents), attachée à la note de frais.
- Le tout est prêt à être intégré en comptabilité par un simple clic.
- L’affaire concernée est instantanément mise à jour avec la nouvelle somme dépensée.
En conclusion
Cette méthode permet de rester à chaque instant au plus près de la réalité, sans différer et en facilitant la vie du collaborateur. Le service comptable n’a plus à réclamer des justificatifs manquants et connaît en temps réel le coût réel de chaque affaire.
Avec la mobilité d’ARKAOS ERP, il n’est pas possible de faire plus simple et plus complet.
Ce module inclut par ailleurs bien d’autres fonctionnalités, dont une essentielle et fondamentale: la saisie (pointage) des temps de travail. Grâce à ARKAOS ERP, la gestion des notes de frais devient un processus fluide et transparent, éliminant ainsi les tracas et les tensions associés à cette tâche dans les entreprises travaillant à l’affaire.